Aanpak voor een goede brainstormsessie
De sessie plannen
Belangrijk bij het plannen van de sessie is het bepalen van de teamsamenstelling. Het optimum voor het aantal deelnemers bij een brainstormsessie is ongeveer twaalf, echter men moet er rekening mee houden dat er voor een succesvolle sessie toch minimaal vijf of zes deelnemers nodig zijn. Belangrijk in de samenstelling is het ook om een uitgebalanceerde mix te vinden van verschillende factoren. Het succes van een sessie wordt vergroot wanneer het gezelschap bestaat uit een mix van:
- personen die sterk betrokken zijn bij het probleem en echte outsiders,
- mannen en vrouwen, die soms uiteenlopende opvattingen over problemen hebben, en
- jonge en oude deelnemers.
Een gemêleerd gezelschap draagt er zorg voor dat er zoveel mogelijk verschillende opvattingen vertegenwoordigd zijn tijdens de sessie.
De voorzitter van de sessie moet voldoen aan een aantal eigenschappen. Zo moet hij of zij oprecht enthousiast voor de brainstormtechniek en bereid zijn dit enthousiasme te delen met de andere deelnemers. Zijn of haar gevoel voor humor is ook belangrijk, want niets werkt meer aanstekelijk dan gelach en enthousiasme. Hij of zij moet in staat zijn lawaai te doen ontstaan, snel en leesbaar te schrijven, te spellen en te tellen. Hij of zij moet daarnaast ook niet bang zijn zichzelf voor schut te zetten tegenover zijn collega's
De eindverantwoordelijke voor het probleem dat centraal staat in de sessie wordt ook wel de cliënt genoemd. De cliënt kan zelf deelnemer aan de sessie zijn, maar dit is niet noodzakelijk. Indien de cliënt deelnemer is, kan deze niet ook voorzitter zijn. Het voordeel in het weten wie de cliënt is zit hem in het concrete aspect. Je kunt het probleem duidelijker situeren en voor iemand een oplossing bedenken in een bepaalde situatie.
Overige leden van het team worden geschaard onder de denkers. Als creatieve adviseurs zijn zij in dienst van de cliënt en worden geleid door de voorzitter. Hun rol is om de cliënt te behandelen als een gewaardeerde klant, te luisteren, ideeën voort te brengen, voorstellen te doen, oplossingen te bedenken en meningen te geven als daarom gevraagd wordt.
Een concrete taak draagt bij aan de mate van succes van de sessie. Om tot een concrete taak te komen, is het zaak om duidelijk te maken wie de cliënt is. De cliënt kan eventueel voorafgaand aan de sessie een korte presentatie (niet langer dan vijf minuten) geven over de achtergrond van het probleem. De taak kan geschikt gemaakt worden voor een brainstormsessie door er een hoe vraag van te maken. Hoe lossen we het gedefinieerd probleem het beste op?
Een duidelijke tijdschema, concrete doelen, optionele variaties in de structuur (zoals het vooraf op de hoogte stellen van de taak) en de juiste ruimte en benodigdheden zijn de laatste ingrediënten voor een succesvolle brainstormsessie. Indien aan deze (rand)voorwaarden is voldaan, komt de rest 'slechts' aan op de creatieve geesten van de deelnemers.
Het probleem verkennen
Middels een korte, inleidende presentatie kan de cliënt zijn of haar probleem zo concreet en uitdagend mogelijk uitleggen. Tijdens deze presentatie is het zaak aandachtig te luisteren naar hetgeen de cliënt te melden heeft, maar tegelijkertijd ook eerste invallen opschrijven. De presentatie kan je al op een aantal ideeën brengen, bijvoorbeeld door trefwoorden en voorbeelden die de cliënt geeft, of analogieën, overeenkomsten of eerdere ervaringen die het bij je oproept.
Door het probleem na de presentatie op te delen in deelproblemen, met elk zijn eigen hoe-vragen, kunnen veel kleine problemen direct al opgelost te worden. Praktische kwesties, technische of mechanische problemen die geen directe moeilijkheden opleveren en waar de cliënt gewoon niet aan gedacht heeft bijvoorbeeld. Over andere problemen moet misschien nog verder worden gebrainstormd.
Ideeën bedenken
Ideeën bedenken hoort leuk te zijn. Dit deel van de sessie kan dus voor gekke ideeën en de nodige lachsalvo's zorgen. Eventueel aangemoedigd door doelen als tijdslimieten of aantallen ideeën, is het belangrijk om fantasierijke ideeën te stimuleren. Deze fase van de brainstorm kan namelijk niet gek genoeg zijn. Daar niemand nog mag oordelen over de ideeën van zichzelf of een ander, hebben alle ideeën de kans om gehoord te worden en daarmee andere op nieuwe ideeën te brengen. Deze wisselwerking kan, zeker omdat de groep een gemêleerd gezelschap dient te zijn, een uiterst vruchtbare bron van goede ideeën zijn.
Een goede en interessante inspiratiebron voor nieuwe ideeën zou kunnen zijn het willekeurig informatie zoeken, waarnaar tussen het probleem en de gevonden informatie verbanden gelegd dienen te worden.
Metaforisch denken zorgt ervoor dat je een levendiger visie krijgt op de werkelijkheid. Je kunt het gebruiken om nieuwe manieren te vinden om een probleem aan te pakken.
Wanneer er gekozen wordt om het analogiespel te spelen, kies je een actie die centraal staat in het probleem. Uit een lijst met willekeurige, niet aan het probleem gerelateerde acties welke als inspiratiebron dienen, kies je een actie en maak je een analogie door te zeggen: 'Dit lijkt op dat, omdat...'
Probeer de analogie uit te werken. Het ene verband leidt tot het andere. Het hoeft niet perse logisch te zijn: woordspelingen, grapjes en lachwekkende beelden zijn allemaal nuttig. Als twee activiteiten niets met elkaar te maken lijken te hebben, zet dan toch door. De minst voor de hand liggende analogie kan de meest bruikbare blijken te zijn.
Als Mediatechnoloog zul je leren goed in staat te zijn te visualiseren. 'Kijken aan de binnenkant van je ogen' -een soort gestructureerd en bewust dagdromen- kan je nieuwe ideeën geven voor oplossingen.
 |
Laat beelden in je opkomen als een soort van film. Laat alles gebeuren wat er maar in je opkomt. Speel na een paar minuten de film nog eens terug en schrijf alles op wat indruk op je gemaakt heeft en noteer de ideeën waar de film je op gebracht heeft.
Een variant van deze techniek is het creëren van een visie van je doel (of het doel van de cliënt). Stel je voor dat deze wens is uitgekomen: hoe ziet de wereld er dan uit? Wat gebeurt er? Wat zijn de gevolgen?
Het is echter absoluut noodzakelijk om het visualiseren niet uit de hand te laten lopen: het moet een spelletje blijven. Visualisatie is namelijk een krachtig psychologisch proces. Het kan dingen naar boven halen waar mensen grote moeite mee hebben. Zorg er dus voor dat het een leuk en grappig spelletje blijft en laat ook ruimte over voor een eventueel andere visualisatie van iemand anders.
Bovenstaande en andere bedenktechnieken zijn er voor bedoeld om zoveel mogelijk ideeën te genereren en het laterale denken te stimuleren.
Wanneer er genoeg ideeën bedacht zijn (of dit nu een van te voren afgesproken aantal is of niet), kunnen de verzonnen ideeën beoordeeld worden. Intuïtief beoordeelt men ideeën snel op originaliteit van het idee, aantrekkelijkheid en uitvoerbaarheid.
Om op een systematische manier de ideeën te ordenen kan het verstandig zijn de ideeën te clusteren. Het is vooral handig als je liever het verband tussen ideeën wilt begrijpen en niet een enkele winnaar aan wilt wijzen. Indien een idee in meerdere categorieën zou vallen, dan kan dit al een teken dat het een goed idee is.
De ideeën zijn ook afzonderlijk te beoordelen en te rangschikken. Aan de hand van duidelijke criteria, kan aan elk idee een cijfer toegekend worden. Rangschikken en cijfers geven kan een nuttige techniek zijn als er niet een bepaald idee is dat het team erg aanspreekt.
Oplossingen uitwerken
In het laatste deel van de sessie neem je de ideeën die in de vorige fase zijn bedacht en ga je die uitwerken tot iets wat in het echte leven bruikbaar is. Vanuit het creatieve denkproces keren de deelnemers van de sessie weer terug in het analytische denkproces (zie figuren 6 en 7). De grote ideeënbak dient in deze fase weer teruggebracht te worden naar een beperkt aantal uitvoerbare ideeën. Het is belangrijk dat op het moment dat de oplossingen uitgewerkt gaan worden iedereen zich er van bewust is dat men weer een convergente denkhouding aanneemt.